Gaes, saya mau cerita tentang papan pengumuman, serius, ini tentang papan pengumuman. Jadi gini, di suatu kantor yang pegawainya ratusan, menempati gedung yang terdiri dari beberapa lantai, setiap bagian menggunakan satu lantai. Di setiap lantai disediakan sebuah papan pengumuman untuk menempelkan segala bentuk pengumuman, mulai dari pengumuman pertandingan bola, pengajian, undangan pernikahan, bahkan sampai pengumuman yang seharusnya hanya untuk orang dalam kantor itu saja. Setiap lantai bukan restricted area, tamu-tamu yang datang bisa melihat papan pengumuman, termasuk pengumuman yang sebenarnya rahasia perusahaan.
Masalah lain dari adanya papan pengumuman konvensional itu adalah tampilan yang tidak rapi, lihat saja pengumuman yang lama tidak pernah dicabut, asal ditimpa saja, kadang ditempel pakai lem, paku payung, atau magnet. Pengumuman baru ditulisi “BARU”, padahal pada saat pengumuman itu dipasang semua diberi label “BARU”, hasilnya seluruh papan pengumuman labelnya “BARU”. Jadi pengumuman yang benar-benar baru yang mana ya?
Kecerobohan lain yang menurut saya mengganggu adalah pengumuman berupa surat yang berlembar-lembar, distepler jadi satu, lalu ditempel pakai lakban di bagian atasnya ke papan pengumuman. Setiap orang yang melihat pengumuman harus membuka berlembar-lembar untuk membaca seluruh isi pengumuman. Lalu ketika orang ke 50 yang membaca pengumuman itu dengan cara yang sama, lembaran kertas tersebut sudah sobek disana sini, porak poranda.
Kejadian yang tak kalah konyol adalah ketika papan pengumuman sudah penuh, pengumuman yang baru asal ditempel di dinding dekat lift (mungkin biar semua orang yang akan masuk lift bisa melihat pengumuman itu), atau yang paling menyedihkan adalah pengumuman ditempel di pintu kaca. Hasilnya dinding dan pintu kaca menjadi tak sedap dipandang.
Keadaan akan menjadi lebih buruk lagi ketika tiap bagian punya ego yang keterlaluan, misalnya bagian A menempati lantai 1, membuat pengumuman yang hanya dipasang di lantai 1, padahal pengumuman itu ditujukan untuk seluruh bagian A-D yang orang-orangnya ada di lantai 2, 3, dan 4. Sedihnya, kadang karyawan yang disalahkan atas ketidatahuan akan suatu informasi yang hanya ditempel di lantai 1. Padahal menurut saya ini masalah komunikasi, lebih spesifik menurut saya masalah menyampaikan informasi kepada orang lain.
Saya bukan sarjana jurusan komunikasi, bahkan saya sarjana saja belum. Saya belum pernah bikin skripsi gaes. Namun pemikiran sederhana saya tentang “menyampaikan informasi kepada orang lain” masak tidak mampu dilakukan oleh orang-orang yang katanya sarjana sih? Sumpah gaes, sederhana sekali.
Jadi gini, menurut saya sebelum memikirkan cara menyampaikan informasi harus dipetakan dulu beberapa hal tentang segala hal yang berkaitan dengan informasi tersebut, antara lain:
(Ini berdasarkan pemikiran saya saja, bukan berdasarkan buku atau referensi lain, jadi kalau nganeh-anehi ya mohon dimaklumi)
1. Jenis Informasi
Dalam suatu kantor itu kan ada macam-macam informasi gaes, ada pengumuman, undangan, himbauan, larangan, peraturan, atau bahkan informasi yang tidak ada hubungannya sama kantor.
2. Penerima Informasi / SDM
Penerima informasi di pihak internal tentu saya seluruh warga kantor, karyawan, office boy, satpam. Karyawanpun terbagi lagi menjadi beberapa bagian, misalnya top manajemen, operator, staf administrasi. Kenapa ini penting? Karena ada informasi yang kadang hanya karyawan saja yang harus tahu, tidak termasuk office boy dan satpam, misalnya masalah budget. Namun ada juga informasi yang semua penghuni kantor harus tahu, misalnya jadwal libur akhir tahun.
Selain itu, kemampuan SDM juga perlu dipertimbangkan. Sama-sama memiliki pegawai 100 orang, perusahaan trading yang hampir semua stafnya melek internet berbeda dengan perusahaan konstruksi yang hampir semua pegwainya adalah buruh bangunan. Kita tidak mungkin menerapkan sharing informasi menggunakan internet jika pegawai kita tidak memiliki kemampuan untuk mengakses internet.
3. Hak Akses
Ketika pengumuman penting dipampang di tempat yang semua orang bisa membacanya, maka ada kemungkinan informasi jatuh kepada pihak yang tidak bertanggung jawab. Jadi inilah pentingnya restricted area untuk memajang informasi tertentu.
4. Kuantitas Informasi
Informasi berupa undangan rapat bisa saja disampaikan melalui selembar kertas dan ditempel di papan pengumuman. Namun jika informasi itu terdiri dari puluhan lembar kok dipaksakan ditempel di papan pengumuman kan namanya kebangetan.
5. Media
Tahun 2014 masih bingung mikirin media untuk menyampaikan informasi? Kebangetan deh. Teknologi informasi segini majunya kenapa tidak dimanfaatkan? Ada SMS, WhatsApp, BBM, Email, Blog, dsb. Nah tinggal disesuaikan dengan kebutuhan dan pertimbangan masing-masing kantor. Misalnya untuk informasi yang pendek dan butuh respon cepat, bisa lewat SMS. Kalau agak panjang bisa lewat email. Gampang kan? Manfaatkan fitur grup untuk memudahkan pekerjaan.
6. Urgensi
Respon yang diharapkan setelah penerima menerima pesan berbeda-beda. Ada pesan yang harus ditindaklanjuti, ada pesan yang tidak perlu mendapat respon apapun. Untuk pesan yang perlu mendapat respon, harus disampaikan dengan cara tercepat juga. Parah kan misalnya ada pesan yang butuh respon cepat, tapi ditempel di papan pengumuman di kantor, sedangkan yang bersangkutan sedang dinas liar eh maksudanya dinas luar.
7. Sarana Prasarana
Gaes, jika di kantor tidak ada koneksi internet maka sebaiknya lupakan tentang email ataupun intranet. Kenapa? Ya jelas akan sia-sia. Bayangkan jika Anda memiliki pabrik tahu, pegawainya 100 orang, setiap hari karyawan bekerja untuk memproduksi tahu. Bagi perusahaan itu, internet bukan kebutuhan penting karena tahu yang diproduksi langsung didistribusikan ke pasar tanpa perlu iklan di internet ataupun kirim email ke pembeli. Maka jalur komunikasi yang dipilih sebaiknya yang bisa diakses oleh buruh pabrik tahu itu, misalnya SMS.
Lalu Apa Solusinya?
Solusi untuk tiap-tiap kantor beda-beda gaes, kalau suatu kantor pegawainya cuma 10 orang, cukup bikin grup WA/ BBM saja untuk bikin jarkom (jaringan komunikasi). Dan mungkin papan pengumuman konvensional saja sudah cukup.
Namun jika pegawainya ratusan seperti ilustrasi di atas nampaknya butuh sesuatu yang lebih besar, misalnya email dan situs intranet.
1. Email
Jika Anda memutuskan untuk menggunakan email sebagai sarana komunikasi dengan seluruh pegawai, mulai buatlah grup di email agar memudahkan pekerjaan berikutnya. Misalnya Anda akan mengirim email kepada seluruh front officer, maka email pegawai yang berada di front office dimasukkan ke dalam grup sehingga Anda tak perlu mengingat satu per satu nama pegawai front office.
Hal buruk kadang terjadi jika email Anda dianggap Spam oleh email penerima sehingga email tersebut tidak terbaca oleh penerima email.
2. Situs Intranet
Perusahaan dengan dana yang besar biasanya sudah menggunakan sistem intranet yang mengintegrasikan seluruh sistem, misalnya dari bagian HRD, Produksi, Finance. Seluruh pegawai memiliki akun dengan hak akses sesuai posisi dan jabatannya. Perusahaan akan sangat mudah mengirimkan pesan kepada seluruh pegawai, sebagian pegawai, atau hanya untuk pegwai tertentu saja. Pegawai akan menerima notifikasi melalui SMS atau Email jika ada pesan baru yang ditujukan baginya, selanjutnya pegawai tersebut membuka intranet untuk melihat info selengkapnya.
Pegawai juga dengan mudah melihat riwayat kepegawaiannya, misalnya sisa cuti tahunan, kenaikan gaji terakhir, prestasi kerja, dan hukuman apa saja yang pernah diterimanya.
Kelebihan menggunakan sistem intranet ini adalah semua informasi akan memiliki arsip yang terjaga yang akan memudahkan perusahaan maupun pegawai mencari informasi yang mungkin sudah beberapa tahun yang lalu diterbitkan. Bandingkan dengan SMS, WA, BBM, atau email, kemungkinan terhapus sangat tinggi sehingga begitu pesan terhapus harus bertanya kepada teman sekantor.
Jika perusahaan Anda tidak memiliki dana yang besar untuk membuat sistem yang kompleks seperti itu, Anda bisa memanfaatkan WordPress untuk membuat sistem intranet sederhana sebagai media komunikasi antara perusahaan dan karyawan. Biaya yang dibutuhkan adalah untuk pembelian domain dan sewa hosting, tidak sampai 1 juta setahun.
Tutorial untuk membuat intranet sederhana dengan WordPress dapat dibaca lebih lanjut melalui tulisan saya di kantorkita.web.id di link berikut:
http://kantorkita.web.id/membuat-situs-komunitas-dengan-wordpress.html
