Perubahan dalam Satu Bulan, Bisa !!

Ketika Anda mempunyai knowledge, experience, dan minat yang besar pada suatu hal, percayalah, suatu saat Anda akan sampai disana, ditempat yang setaip hari, setiap detik Anda pikirkan. Dan mungkin itu pula yang terjadi pada saya saat ini. Minat saya tidak pada core bussiness kantor saya, namun pada bidang yang selama ini dianggap bukan hal penting, pada bagian yang selama ini selalu diisi oleh pegawai baru yang penurut. Namun, meskipun bidang ini tidak favorit bagi orang lain, saya justru begitu merasa nyaman di bidang ini. Ya, Keuangan. Pekerjaan ini tidak sekali selesai seperti petugas di Front Office di kantor saya, menerima dokumen, cek list kelengkapan, diteruskan ke bagian Back Office. Tanggung jawab selesai. Namun, pekerjaan di bagian keuangan tidak seperti itu, pembukuan selama satu tahun masih akan membawa konsekuensi di belakang hari, jika ada kesalahan yang ditemukan dalam Audit, kita akan dituntut pertanggung jawaban.

Satu hal yang sangat saya sukai dari bidang Keuangan adalah schedule yang jelas dan time limit yang longgar. Jadi kita bekerja tidak menunggu perintah atasan, tidak ada batas waktu 20 menit untuk setiap dokumen seperti di bagian lain di kantor saya, karena semua schedule sudah jelas dari awal.

Akhir Januari kemarin, pegawai yang di bagian keuangan mendapat panggilan training dan saya ditunjuk menggantikan pegawai tersebut. Wow.. What should I do? Meskipun saya sudah lama tidak di keuangan, namun saya masih punya minat yang besar di bidang ini. Dan saya juga punya konsep yang jelas tentang bagaimana saya akan bekerja ketika saya duduk di kursi ini. Dan itulah yang membuat saya “gembreget” ketika memasuki ruang bagian keuangan ini. Saya bertekad, harus Ada perubahan dalam waktu satu bulan ini, karena saya jadi pemeran pengganti cuma untuk satu bulan. Bisa !!

“Berkas-berkas yang menumpuk di meja bukan berarti banyak pekerjaan, namun bisa jadi karena Anda malas”.

Sejak saya bekerja 6 tahun yang lalu, kebiasaan saya adalah dokumen-dokumen yang ada di meja saya adalah dokumen yang kira-kira akan digunakan dalam waktu dekat, surat-surat masuk dan keluar yang sudah kelar biasanya akan saya arsip. Dan sore hari sebelum pulang berkas-berkas di meja saya akan saya masukkan lemari sehingga meja saya bersih.

Memasuki ruang keuangan yang baru ini, seketika saya bertekad harus ada perubahan, saya tidak akan merubah 100 % kok, hanya perubahan sederhana yang akan membuat pekerjaan ini lebih nyaman. So, what will I do?

1. Arsip. Mungkin sebuah surat bulan Juli 2009 sudah selesai diproses, namun ketika tahun 2012 ada audit dan surat itu diperlukan akan dengan mudah ditemukan jika pengarsipan kita bagus.

2. Job Description. Saya senang orang yang tanggung jawab dengan pekerjaannya, jadi ya harus menguasai 100 % segala hal tentang pekerjaannya. Dan satu lagi, harus mau repot, karena saya tidak suka pekerjaan pokok malah diserahkan kepada staf dan kita enak-enakan internetan. Kita itu prajurit bung !!

3. Pengaturan folder di komputer. Ini memudahkan kita jika akan mencari file. Pusing kan kalau semua file dari tahun 2008 masih numpuk di folder My Documents, tanpa dikategorikan dan dimasukkan ke folder yang sesuai kategorinya. Jadikan file laporan dalam satu folder, agar orang baru yang ditugaskan di keuangan akan langsung tahu bahwa ini semua laporan yang harus dikerjakan dalam satu bulan.

4. Rapikan ruang ini sekarang juga !!. Saya kaget ketika membuka lemari besi, wow kok ada setumpuk koran yang sudah lama, karung, kertas-kertas, kabel. Kalau memang sudah tidak dipakai ya ditaruh di suatu tempat dan ditata rapi, jangan asal ditumpuk di lemari.

5. Tidak perlu satu komputer satu printer. Saya awam soal jaringan, tapi yang saya tahu asal sudah ada salam satu jaringan, satu printer bisa dipakai ramai-ramai. Menurut saya ini lebih hemat, printer laser digunakan secara bersama-sama, dan printer yang tidak digunakan diserahkan kepada bagian yang kekurangan printer.

6. Pembukuan yang sistematis. Suatu hari saya pernah ditawari teman untuk menggunakan program pembukuan yang dia buat menggunakan Microsoft Access. Sebenarnya bagus tapi karena saya tidak menguasai Access, daripada nanti pusing kalau ada trouble, saya memilih menggunakan pembukuan saya yang pake Microsoft Excel. Kenapa? Karena Insyaallah saya menguasainya. Dengan rumus-rumus yang sederhana bisa kok kita menghubungkan Buku Kas Umum (BKU) dengan Buku Bantu yang lain sehingga dengan kontrol silang tersebut akan mengurangi kesalahan dalam pembukuan.

Sementara ini dulu target saya dalam satu bulan ke depan, maklum saya hanya “pemeran pengganti”. Target yang tidak muluk-muluk, tapi jika terwujud hasilnya akan bagus.